Publicado em nosso site 04/10/2013

SPED - Escrituração Contábil Digital - ECD - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal - 2013/4171

Sumário

Introdução

I -Instituição e aplicação

II -Livros abrangidos pela ECD

III -Pessoas jurídicas obrigadas

III.1-Acompanhamento econômico-tributário diferenciado

IV -Transmissão, validação e prazo de entrega

IV.1 -Regras de transmissão e validação do arquivo

IV.2 -Assinatura digital

IV.3 -Prazo de entrega

V -Retificação

V.1 -Junta Comercial do Estado de São Paulo

VI -Regras de validação

VII -Dispensas

VII.1-Declarações

VII.2 -Arquivos digitais e escrituração

VII.3 -Adoção da Escrituração Fiscal Digital - EFD

VIII -Compartilhamento de informações

IX -Acesso ao SPED

X -Prazo e registros de acessos

XI -Penalidades

XI.1 -Penalidades aplicadas até 27 de dezembro de 2012

XI.2 -Penalidades aplicadas a partir de 28 de dezembro de 2012

XII -Manual de Orientação do Leiaute

XIII -Decisões Administrativas

XIV -Check-list - ECD

Introdução

AConstituição Federaldetermina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Em face dessa disposição constitucional foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que compreende três grandes subprojetos:

a) a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e;

b) a Escrituração Fiscal Digital - EFD;

c) a Escrituração Contábil Digital - ECD.

Para saber mais sobre o SPED, consulte o Roteiro Federal "Sistema Público de Escrituração Digital - SPED - Roteiro de Procedimentos".

Esse último subprojeto, a ECD, visa a substituição da emissão de livros e documentos contábeis em papel pela sua existência apenas digital, o que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias. A administração tributária também será beneficiada, tendo em vista a racionalização de custos e maior eficácia na fiscalização.

Diante de sua importância, neste Roteiro são analisadas as regras gerais aplicáveis a esse novo meio de escrituração contábil.

I - Instituição e aplicação

A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB, por meio daInstrução Normativa nº 787/2007, podendo ser usada para fins fiscais e previdenciários, respeitados os limites legais.

Em relação ao DNRC, órgão responsável por regular os procedimentos aplicáveis à escrituração dos empresários e sociedades empresárias, destaca-se que já houve o reconhecimento da ECD, por meio daInstrução Normativa DNRC nº 107/2008.

Outros órgãos também reconhecem essa forma de escrituração. São exemplos, o Conselho Federal de Contabilidade através daResolução CFC nº 1.299/2010 e a SUSEP, através daCircular nº 464/2013.

Consideranto o reconhecimento dessa modalidade de escrituração pelo DNRC, é possível afirmar que a ECD possui validade jurídica, inclusive, nos processos de licitação em concorrências públicas.

II - Livros abrangidos pela ECD

A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;

b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;

c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

A utilização do livro Balancetes Diários, até o momento, só foi regulado para utilização pelas instituições financeiras.

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil em suas diversas formas. O Diário e o Razão são, para o SPED Contábil, um livro digital único. Cabe ao Programa Validador da Escrituração Contábil Digital mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração:

G - Diário Geral;

R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);

A - Diário Auxiliar;

Z - Razão Auxiliar;

B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil

Em relação às demais demonstrações contábeis, apesar de não haver obrigatoriedade expressa de sua inclusão, as mesmas poderão ser inseridas, haja vista que o leiaute da ECD está preparado para receber informações adicionais, a exemplo, das notas explicativas.

Dessa forma, o contribuinte poderá atender, por meio da ECD, as demais normas aplicáveis à sua contabilidade, pois, o arquivo gerado pela ECD também contempla as demonstrações contábeis, como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, bem como as demais demostrações a que estão sujeitas as pessoas jurídicas.

Fundamentação:art. 2º da Instrução Normativa RFB 787/2007;Resolução CFC 1.299/2010;arts. 1.180 a 1.186 da Lei nº 10.406/2002.

III - Pessoas jurídicas obrigadas

O SPED não é obrigatório a todos os contribuintes. Conforme previsto naInstrução Normativa RFB nº 787/2007, ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos doart. 2º do Decreto nº 6.022/2007:

a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos daPortaria RFB nº 11.211/2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real;

Veja nosubtópico III.1 a relação de pessoas jurídicas sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado.

b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

A partir de 1º.01.2009, portanto, todas as sociedades empresárias, tributadas pelo Lucro Real, estão obrigadas à ECD. É importante observar que as demais sociedades, que não se enquadram no conceito de empresárias, estão dispensadas da ECD, mesmo que adotem o Lucro Real, como é o caso das sociedades simples e das cooperativas. Essa medida foi implantada por meio daInstrução Normativa RFB nº 926/2009.

As demais sociedades empresárias, não abrangidas pela obrigatoriedade, também poderão optar pela entrega da ECD. A legislação não prevê essa faculdade, entretanto, às sociedades não empresárias que, a princípio, estariam vedadas à ECD.

No caso específico das cooperativas, todavia, apesar de não se enquadrarem como sociedades empresárias, a RFB, por meio da resposta nº 10 (Perguntas mais frequentes), disponibilizada em sua página na internet, dispôs:

"Pela Instrução Normativa RFB nº 787/07 (com a redação dada pela IN RFB nº 926/09), a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias.
Entretanto, como a Normativa DNRC nº 107/08 não traz a mesma restrição, o Sped está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais de quaisquer pessoas jurídicas registradas em juntas comerciais."

Fundamentação:art. 3º, "caput" e § 1º da Instrução Normativa RFB 787/2007.

III.1- Acompanhamento econômico-tributário diferenciado

Por meio daPortaria RFB nº 11.213/2007, revogada pelaPortaria RFB nº 2.521/2008foram estabelecidos os parâmetros para seleção das pessoas jurídicas a serem submetidas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado no ano de 2008. Conforme previsto, forma indicadas as pessoas jurídicas:

a) sujeitas à apuração do lucro real, presumido ou arbitrado, cuja receita bruta anual declarada na Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) do exercício de 2007, ano calendário de 2006, seja superior a R$ 60.000.000,00 (sessenta milhões de reais);

b) cujo montante anual de receita bruta informada nos Demonstrativos de Apuração de Contribuições Sociais (DACON), relativos ao ano calendário de 2006, seja superior a R$ 60.000.000,00 (sessenta milhões de reais);

c) cujo montante anual de débitos declarados nas Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), relativas ao ano calendário de 2006, seja superior a R$ 6.000.000,00 (seis milhões de reais);

d) cujo montante anual de Massa Salarial informada nas Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), relativas ao ano calendário de 2006, seja superior a R$ 7.500.000,00 (sete milhões e quinhentos mil reais); ou

e) cujo total anual de débitos declarados nas Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), relativas ao ano calendário de 2006, seja superior a R$ 2.500.000,00 (dois milhões e quinhentos mil reais).

A Coordenação Especial de Acompanhamento dos Maiores Contribuintes (Comac) poderá contemplar, na indicação para o acompanhamento econômico-tributário diferenciado, preferencialmente, pessoas jurídicas que operem em setores econômicos relevantes em termos de representatividade da arrecadação tributária federal.

Além das mencionadas pessoas jurídicas, ainda ficaram sujeitas ao acompanhamento diferenciado no ano de 2008, as pessoas jurídicas resultantes de incorporação, fusão ou cisão total ou parcial, cuja sucedida tenha sido indicada para esse acompanhamento.

Na hipótese de dúvida acerca do enquadramento no acompanhamento econômico-tributário diferenciado, cabem as sugestões disponibilizadas pela RFB (Perguntas frequentes - nº 10):

(...) em caso de dúvida, representante da empresa deve se dirigir à unidade da RFB que jurisdiciona o contribuinte para obter a informação.
Ela é protegida por sigilo fiscal e não pode ser fornecida por e-mail. Para evitar ser encaminhado para o "fale conosco" do sítio do Sped, diga apenas que quer saber se a empresa estava, em 2008, sujeita a acompanhamento diferenciado (não mencione o Sped).

Cabe observar que essa questão do acompanhamento econômico-tributário diferenciado, em relação à ECD, interessa somente para os fatos contábeis ocorridos em 2008. A partir de 2009, esse acompanhamento não faz mais parte dos critérios para seleção da ECD.

Fundamentação:art. 4º da Portaria RFB nº 11.213/2007;art. 3º Instrrução Normativa RFB nº 787/2007.

IV - Transmissão, validação e prazo de entrega

A seguir, serão analisadas as regras de transmissão, validação e respectivo prazo de entrega.

IV.1 - Regras de transmissão e validação do arquivo

A ECD deverá ser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro (Juntas Comerciais).

O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, disponibilizado na página da RFB na Internet, o qual contém as seguintes funcionalidades:

a) validação do arquivo digital da escrituração;

b) assinatura digital;

c) visualização da escrituração;

d) transmissão para o SPED;

e) consulta à situação da escrituração.

Fundamentação:art. 1º, parágrafo único eart. 4º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

IV.2 - Assinatura digital

Os livros contábeis e demais documentos emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP - Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

ICP-Brasil é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a ser implementado pelas organizações governamentais e privadas brasileiras com o objetivo de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Para a assinatura digital, são, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.

Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. O Programa Validador e Assinador - PVA só permite que o contabilista assine após os representantes da empresa.

Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados

O DNRC também já se pronunciou através daInstrução Normativa nº 107/2008, no qual disciplinou que o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O SPED não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada.

Fundamentação:art. 2º, parágrafo único da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

IV.3 - Prazo de entrega

A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração. O serviço de recepção da ECD será encerrado às 23h59min59s, horário de Brasília, da data final fixada para a entrega.

Destaca-se que nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

1. A partir de 2 de maio de 2013 nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de entrega será até o último dia útil do mês de junho do referido ano, conformeInstrução Normativo RFB nº 1.352/2013. 2. Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2009 e 30 de junho de 2010, o prazo de entrega encerrou-se no dia 30 de julho de 2010.

Fundamentação:art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007;Instrução Normativa RFB nº 1.056/2010.

V - Retificação

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência.

A Resolução CFC nº 1.330/2011, aprovou a ITG 2000, que trata da retificação de lançamentos no item 31. Conforme prevê mencionado ato, são formas de retificação o estorno, a transferência e a complementação.

O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida a sua retificação.

A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do "Perguntas mais frequentes", prevendo essa vedação à retificação, e tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:

APÓS A AUTENTICAÇÃO, O LIVRO NÃO PODE SER SUBSTITUÍDO.

Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no programa validador e assinador (PVA), o menu "Consulta Situação",
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):
"Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
" Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
"Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."
Atenção: o sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
Roteiro prático:
Corrija as informações no arquivo (livro digital);
- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.
Valide o livro;
Assine;
Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário)
- o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.
Assine o requerimento; e,
Transmita.

Fundamentação:art. 5º da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008.

V.1 - Junta Comercial do Estado de São Paulo

A JUCESP (Junta Comercil do Estado de São Paulo) editou aPortaria nº 19/2010, que disciplina procedimentos para solicitação de colocação em exigência de livro contábil enviado pelo Sistema Públio de Escrituração Digital - SPED.

Conforme aPortaria nº 19/2010, o pedido de colocação em exigência de livros contábeis digitais enviados pelo Sistema Público de Escrituração Digital - Sped Contábil, para autenticação pela JUCESP - Junta Comercial do Estado de São Paulo deverá ser feito através de e-mail, exclusivamente, para o endereço eletrônico:exigencialivros@fazenda.sp.gov.br, com assinatura da certificação digital emitida pela hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil - ICP Brasil.

Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.

No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".

No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de Escrituração Digital - SPED Contábil, identificação do livro, seu número sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal solicitação.

Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.

Fundamentação:Portaria Jucesp nº 19/2010.

VI - Regras de validação

Como já mencionado, a ECD deverá ser submetida ao PVA, que fará a validação do arquivo digital da escrituração.

A partir de 10 de maio de 2013 as regras de validação aplicáveis aos diversos campos, registros e arquivos integrantes da ECD passaram a ser especificadas, noAto Declaratório Executivo COFIS nº 33/2013, que aprovou o Manual de Orientação do Leiaute do Sped Contábil (ECD).

O Manual de Orientação da ECD está disponível na internet no portal do Sistema Público de Escrituração Digital no endereço:https://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm.

1. Anteriormente a 10 de maio de 2013 as regras de validação aplicáveis aos diversos campos, registros e arquivos integrantes da ECD foram especificadas, inicialmente, no anexo I do Ato Declaratório Executivo COFIS nº 36/2007 (DOU de 21.12.2007). Posteriormente, este ADE foi alterado peloAto Declaratório COFIS nº 20/2009, que passou a trazer essas especificações. Ambos revogados peloAto Declaratório Executivo COFIS nº 33/2013. 2. Os desenvolvedores de softwares devem ficar atentos a essas regras no desenvolvimento de programas a serem utilizados para a Escrituração Contábil Digital, devendo fazer as devidas adaptações para evitar inconsistências no momento de validação do arquivo a ser transmitido.

Fundamentação:Ato Declaratório Executivo COFIS nº 33/2013.

VII - Dispensas

VII.1- Declarações

As declarações relativas a tributos administrados pela RFB exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

Por enquanto, todavia, com exceção das hipóteses a seguir, ainda não há dispensa da entrega de outras declarações pela pessoa jurídica obrigada à ECD.

Fundamentação:art. 3º, § 2º, da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

VII.2 - Arquivos digitais e escrituração

A apresentação dos livros digitais, em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

a) em relação às mesmas informações, a exigência contida naInstrução Normativa SRF nº 86/2001, e naInstrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006. Tais atos tratam, respectivamente, sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas da Receita Federal, e sobre o Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA, da Secretaria da Receita Previdenciária;

b) a obrigatoriedade de escriturar o livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;

c) a obrigatoriedade de transcrever no livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata oart. 35 da Lei nº 8.981/1995.

Fundamentação:art. 6º, I a III da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

VII.3 - Adoção da Escrituração Fiscal Digital - EFD

A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos aoConvênio ICMS nº 143/2006, supre:

a) a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período;

b) em relação às mesmas informações, da exigência contida naInstrução Normativa SRF nº 86/2001, e naInstrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006.

Fundamentação:art. 6º, parágrafo único, da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

VIII - Compartilhamento de informações

As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);

b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

Fundamentação:art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

IX - Acesso ao SPED

O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade.

O acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao SPED.

Apesar dessa previsão de acesso às informações, é de responsabilidade da pessoa jurídica a guarda das informações relativas ao arquivo transmitido ao SPED, que deverão ser mantidas na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Fundamentação:art. 8º, "caput" e § 1º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007;art. 1º, § 2º do Decreto nº 6.022/2007.

X - Prazo e registros de acessos

O ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mínimo:

a) identificação do usuário;

b) autoridade certificadora emissora do certificado digital;

c) número de série do certificado digital;

d) data e a hora da operação; e

e) tipo da operação realizada (acesso integral ou parcial).

As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades referidos notópico VIficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do SPED, com acesso mediante certificado digital, ou seja, o contribuinte terá conhecimento dos órgãos e entidades que acessaram sua ECD.

É importante ainda destacar que o contribuinte terá acesso às informações em relação aos órgãos que acessaram sua escrituração. Saberá, inclusive, se esse acesso foi integral ou parcial.

Fundamentação:arts. 8º, § 2º, e 9º, da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

XI - Penalidades

Conforme dispõe oart. 106, II, "c" da Lei nº 5.172/1.966(CTN), a lei aplica-se a ato ou fato pretérito, quando lhe comine penalidade menos severa que a prevista na lei vigente ao tempo da sua prática.

Desta forma, as regras instituídas peloart. 8º da Lei nº 12.766/2012(subtópico XI.1), retroagem no tempo, tendo em vista serem mais benéficas ao contribuinte.

Fundamentação:art. 106, II, "c" da Lei nº 5.172/1.966(CTN);art. 8º da Lei nº 12.766/2012.

XI.1 Penalidades aplicadas até 27 de dezembro de 2012

Até 27 de dezembro de 2012 a não apresentação da ECD até o prazo estipulado acarretava a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês calendário ou fração.

Fundamentação:art. 10 da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

XI.2 Penalidades aplicadas a partir de 28 de dezembro de 2012

Com a publicação daLei nº 12.766/2012, conversão daMedida Provisória nº 575/2012, foi alterado oart. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, que passou a regular as penalidades aplicáveis nos casos de atraso, não apresentação ou apresentação com incorreções das declarações, demonstrativos ou escrituração digital exigidos nos termos doart. 16 da Lei nº 9.779/1999.

Assim, dispõe oart. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, que o sujeito passivo que deixar de apresentar nos prazos fixados declaração, demonstrativo ou escrituração digital exigidos nos termos doart. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que os apresentar com incorreções ou omissões será intimado para apresentá-los ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:

a) por apresentação extemporânea:

a.1) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido;

a.2) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro real ou tenham optado pelo autoarbitramento;

b) por não atendimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil, para apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital ou para prestar esclarecimentos, nos prazos estipulados pela autoridade fiscal, que nunca serão inferiores a 45 (quarenta e cinco) dias: R$ 1.000,00 (mil reais) por mês-calendário;

c) por apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital com informações inexatas, incompletas ou omitidas: 0,2% (dois décimos por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da declaração, demonstrativo ou escrituração equivocada, assim entendido como a receita decorrente das vendas de mercadorias e serviços.

1. Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos itens "b" e "c" deste subtópico serão reduzidos em 70% (setenta por cento).  2. Para fins do disposto no item "a", em relação às pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização societária, deverá ser aplicada a multa de que trata o subitem "a.2".  3. A multa prevista no item "a" será reduzida à metade, quando a declaração, demonstrativo ou escrituração digital for apresentado após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício.

O contribuinte, portanto, deve ficar atento ao prazo de entrega da ECD, sob pena de ter que arcar com a multa prevista na legislação.

Fundamentação:art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001;art. 8º da Lei nº 12.766/2012;art. 10 da Instrução Normativa RFB nº 787/2007, alterada pelaInstrução Normativo RFB nº 1.352/2013;Parecer Normativo RFB nº 3/2013.

XII - Manual de Orientação do Leiaute

AInstrução Normativa RFB nº 787/2007também aprovou o Manual de Orientação do Leiaute da ECD constante de seu Anexo Único, que visa a orientar a geração do arquivo digital.

Entretanto, a partir de 10 de maio de 2013 oAto Declaratório Executivo COFIS nº 33/2013aprovou um novo Manual de Orientação do Leiaute do Sped Contábil (ECD), que está disponível na internet no portal do Sistema Público de Escrituração Digital no site da RFB no endereço:https://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/download.htm.

Fundamentação: Anexo Único doAto Declaratório Executivo COFIS nº 33/2013.

XIII - Decisões Administrativas

A seguir, são transcritas algumas decisões de consulta da Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre o tema:

a) Processo de Consulta nº 39/11 - 5a. Região Fiscal
Assunto: Simples Nacional
Ementa: SOCIEDADE COOPERATIVA. ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL. DISPENSA. As cooperativas são sociedades simples e, como tais, estão desobrigadas da adoção da Escrituração Contábil Digital - ECD.
DISPOSITIVOS LEGAIS: Decreto nº 6.022, de 2007, arts. 1o e 2o; IN RFB nº 787, de 2007, arts. 1o e 3o.
LÍCIA MARIA ALENCAR SOBRINHO - Chefe
(Data da Decisão: 30.08.2011 Data da Publicação: 19.09.2011)

b) Processo de Consulta nº 84/11 - 8a. Região Fiscal
Assunto: Obrigações Acessórias
Ementa: Escrituração Contábil Digital. SPED Estão obrigadas à apresentação da ECD ao SPED, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as sociedades empresárias que façam a apuração do IRPJ pela sistemática do lucro real.
Dispositivos Legais: IN RFB nº 787, de 2007, art. 3º, Decreto nº 3.000, de 1999, art. 232, V, art. 246, c/c § 1º, art. 13, Lei nº 9.718, de 1998.
SONIA DE QUEIROZ ACCIOLY BURLO - Chefe
(Data da Decisão: 13.04.2011 Data da Publicação: 27.05.2011)

c) SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 167/10 - 9a. Região Fiscal
ASSUNTO: Normas de Administração Tributária
EMENTA: SPED Contábil. ECD. ESCRITURAÇÃO CENTRALIZADA. É facultada a descentralização de escrituração contábil digital (ECD), devendo a matriz incorporar na sua escrituração, ao final de cada mês, os resultados de cada filial.
(Data da Decisão: 12/07/2010)

d) Processo de Consulta nº 104/09 - 1a. Região Fiscal
Assunto: Obrigações Acessórias
Ementa: SPED. LIVRO DIÁRIO. A utilização do livro diário com escrituração resumida obriga o uso de livro diário auxiliar e este deve conter o registro individualizado de cada operação. Devem ser entregues, via SPED contábil, o diário com escrituração resumida e o diário auxiliar.
DISPOSITIVOS LEGAIS: arts.1º e 2º da Instrução Normativa
RFB nº 787/2007; art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002.
MIRZA MENDES REIS - Chefe da Divisão
(Data da Decisão: 09.04.2009 Data da Publicação: 24.07.2009)

Os processos administrativos de consulta sobre interpretação da legislação tributária e aduaneira e à classificação de serviços, intangíveis e outras operações que produzam variações no patrimônio, no âmbito da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), estão disciplinados na Instrução Normativa RFB nº 1.396/2013. Para mais informações sobre como apresentar uma consulta perante a RFB consulte o roteiro:Processo Administrativo de Consulta - Roteiro de Procedimentos.

XIV -Check-list - ECD

Foi divulgado, pela Fenacon, um check-list a ser utilizado antes do envio da escrituração contábil digital - ECD. O objetivo é a redução da quantidade de escriturações que são colocadas em exigência, que, atualmente, supera 50% dos livros digitais analisados.

O check-list foi formulado pelo grupo SPED Contábil (Fenacon, RFB, DNRC, CFC e Juntas Comerciais convidadas)

Abaixo segue tabela com o check-list formulado. O check-list também pode ser acessado pelo endereço:https://www.fenacon.org.br/check_list_ecd.pdf.

Fonte: Fenacon - Ano III - 856, Brasília, 11 de junho de 2013.

Leia mais:https://www.fiscosoft.com.br/index.php?PID=161084#ixzz2ifeltloS