Publicado em nosso site 20/04/2011

Livros comerciais e instrumentos de escrituração - Autenticação - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal - 2011/3700

Sumário

Introdução

I.Obrigatoriedade

II.Instrumentos de escrituração

II.1Livro Diário

III.Retificação de lançamentos

III.1Forma de retificação

IV.Códigos de números ou de abreviaturas

V.Escrituração resumida do Diário

V.1Determinação fiscal

VI.Escrituração mecanizada ou eletrônica

VII.Microficha

VIII.Termos de abertura e de encerramento

VIII.1Assinatura dos termos

VIII.2Termo de abertura

VIII.3Termo de encerramento

VIII.4Erro ou omissão de dados

IX.Autenticação

IX.1Dispensa

IX.2Requisitos para a autenticação

X.Controle dos instrumentos de escrituração autenticados

XI.Livro digital

XI.1Programa Validador e Assinador - PVA

XI.2Envio ao Sped

XI.3Autenticação dos livros digitais

XI.4Validade do livro digital

XI.5Adaptação dos procedimentos pelas Juntas Comerciais

XII.Prazos

XII.1Prazo para autenticação

XII.2Prazo para retirada dos instrumentos

XII.3Prazo para cumprimento das exigências formuladas pela Junta Comercial

XIII.Escrituração descentralizada

XIV.Extravio, deterioração ou destruição

XV.Guarda e conservação

Introdução

Neste Roteiro serão analisadas as regras aplicáveis na autenticação de instrumentos da escrituração dos empresários e sociedades empresárias. O texto está embasado naInstrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008, que revogou as disposições daInstrução Normativa nº 102, de 25.04.2006.

As regras constantes deste Roteiro aplicam-se, inclusive, à autenticação de livros digitais.

I. Obrigatoriedade

O empresário e a sociedade empresária estão obrigados a seguir um sistema de contabilidade, com base na escrituração uniforme de seus livros. Essa obrigação independe do regime tributário do contribuinte, dispensando-se da manutenção de escrituração, tão somente, os pequenos empresários, assim entendidos os empresários individuais, enquadrados como microempresa, que aufiram receita bruta anual de até R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais), conforme definição do Estatuto Nacional das Micro e Pequenas Empresas.

Esses livros, além serem conservados pelo empresário e pela sociedade empresária, deverão também ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial.

Esta obrigação consta inclusive da legislação do Imposto de Renda, alcançando as pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real.

As presentes regras aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no País, do empresário ou sociedade autorizados a funcionar no País, com sede em país estrangeiro.

Fundamentação:art. 1º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008;arts. 970e1.179 da Lei nº 10.406/2002;art. 68 da Lei Complementar nº 123/2006.

II. Instrumentos de escrituração

São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:

a) livros, em papel;

b) conjunto de fichas avulsas;

c) conjunto de fichas ou folhas contínuas;

d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM);

e) livros digitais.

Destaca-se que o empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

As formalidades extrínsecas dizem respeito às seguintes obrigatoriedades: encadernação, termos de abertura e de encerramento, registro pelos órgãos competentes e rubrica por funcionário da junta comercial ou cartório.

Fundamentação:art. 2º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

II.1 Livro Diário

No Diário serão lançados o balanço patrimonial e o de resultados, devendo:

a) no caso de livro em papel, ambos serem assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária;

b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e suprem as exigências do item anterior.

A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico, ao qual deve ser atribuído o número subsequente ao do livro diário escriturado em fichas.

O livro não poderá ser dividido em volumes, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com as necessidades do empresário ou da sociedade empresária.

A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na sequência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso.

No Livro Diário devem ser lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Quando o Livro Diário for gerado por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro "Balancetes Diários e Balanços".

No caso da entidade adotar processo eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro.

Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade.

As pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado e tributadas com base no lucro real, nos termos da Portaria RFB nº 11.211/2007, estão obrigadas a adoção da Escrituração Contábil Digital, relativamente aos fatos ocorridos a partir de 01.01.2008. As demais pessoas jurídicas, tributadas com base no lucro real, estão obrigadas à ECD em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 01.01.2009.

Fundamentação:art. 4º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008;Instrução Normativa RFB nº 787, de 19.11.2007; itens 14 a 17 daResolução do CFC nº 1.330 de 2011.

III. Retificação

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade.

O livro já autenticado não poderá ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Essa regra é válida inclusive em relação ao arquivo que contém a Escrituração Contábil Digital.

Fundamentação:art. 5º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008

III.1 Forma de retificação

Conforme ITG 2000 - Escrituração Contábil, aprovada pelaResolução CFC nº 1.330 de 2011, a retificação de lançamento é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro na escrituração contábil das Entidades.

São formas de retificação:

a) o estorno, que consiste em lançamento inverso aquele que feito erroneamente, anulando-o totalmente;

b) o lançamento de transferência, que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, através da transposição do valor para a conta adequada; e

c) o lançamento de complementação, que posteriormente virá a complementar, aumentando ou reduzindo, o valor anteriormente registrado. Em qualquer das modalidades supramencionadas, o histórico do lançamento deverá precisar o motivo da retificação, a data e a localização de origem.

Os lançamentos realizados fora de época devida deverão consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do atraso.

Fundamentação:Resolução CFC nº 1.330 de 2011.

IV. Códigos de números ou de abreviaturas

Quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar:

a) de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel;

b) do próprio instrumento de escrituração, observado o Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD publicado no anexo I daInstrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, ora ratificado pelaInstrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008, no caso de livro digital.

O código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, não podendo ser alterado no mesmo período.

Fundamentação:art. 6º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008;art. 1.183 da Lei 10.406/2002.

V - Escrituração resumida do Diário

Quando adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do Livro Diário com Escrituração Resumida.

Caso o Livro Diário com Escrituração Resumida for na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LECD.

No caso de livro em papel, deverá constar do termo de encerramento do livro Diário, com escrituração resumida, relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s).

Fundamentação:arts. 7º e 9º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008

V.1 Determinação fiscal

O §1º doart. 258 do RIR/1999admite a escrituração resumida no Diário, observadas as mesmas disposições transcritas notópico V.

De acordo com oParecer Normativo CST nº 127/1975, as duas hipóteses que admitem a escrituração resumida do diário podem ser assim definidas:

a) A primeira hipótese relaciona-se com a quantidade das operações inscritas em determinadas contas, cuja movimentação torna onerosa sua escrituração individualizada no Diário. Assim, desde que a empresa possua livros auxiliares, em que se encontrem individualizadas tais operações, como entre outros, os livros Caixa, Registros de Entrada e Saída de Mercadorias, Registro de Duplicatas, etc., pode ser utilizada a escrituração resumida, em que se transportam, para o Diário somente os totais mensais, fazendo-se referência das páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados. Com relação às contas estáticas e de movimentação eventual, os lançamentos correspondentes devem figurar no Diário com individuação e clareza, de modo a permitir, em qualquer momento, a perfeita identificação dos fatos descritos.

b) A segunda hipótese refere-se aos casos em que a Matriz ou o estabelecimento centralizador, em razão da adoção de escrituração descentralizada, deve incorporar os resultados de suas filiais, sucursais ou agências que contabilizem suas próprias operações. Estas ficam, também, sujeitas às regras de escrituração acima esplanadas.

Fundamentação:Parecer Normativo CST nº 127/1975

VI. Escrituração mecanizada ou eletrônica

As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser:

a) contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, sendo vedado o destaque ou ruptura das mesmas;

b) avulsas, as quais serão numeradas tipograficamente.

Fundamentação:art. 8º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VII. Microficha

A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata oart. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976.

Prevê o mencionado dispositivo daLei nº 6.404:

"Art. 100. A companhia deve ter, além dos livros obrigatórios para qualquer comerciante, os seguintes, revestidos das mesmas formalidades legais: I - o livro de Registro de Ações Nominativas, para inscrição, anotação ou averbação: a) do nome do acionista e do número das suas ações;  b) das entradas ou prestações de capital realizado; c) das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe; d) do resgate, reembolso e amortização das ações, ou de sua aquisição pela companhia;  e) das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações; f) do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer ônus que grave as ações ou obste sua negociação; II - o livro de "Transferência de Ações Nominativas", para lançamento dos termos de transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus legítimos representantes: III - o livro de "Registro de Partes Beneficiárias Nominativas" e o de "Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas", se tiverem sido emitidas, observando-se, em ambos, no que couber, o disposto nos números I e II deste artigo; IV - o livro de Atas das Assembléias Gerais; V - o livro de Presença dos Acionistas; VI - os livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver, e de Atas das Reuniões de Diretoria;  VII - o livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros dos incisos I a III doart. 100 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976.

As microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I daInstrução Normativa DNRC nº 107/08.

Far-se-á a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro, mediante aposição de carimbo conforme modelo constante do Anexo I daInstrução Normativa DNRC nº 107/08, data da autenticação e rubrica do autenticador.

Fundamentação:art. 23 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VIII. Termos de abertura e de encerramento

Os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias deverão conter termos de abertura e de encerramento.

Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os termos de abertura e de encerramento serão apostos, respectivamente, como segue:

a) fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem;

b) fichas avulsas: na primeira e última ficha de cada conjunto.

Fundamentação:art. 11 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VIII.1 Assinatura dos termos

Os termos de abertura e de encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade - CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções, conforme as qualificações de assinantes relacionadas:

Não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os termos de abertura e de encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador.

Caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado.

No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros.

Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais;

Fundamentação:arts. 9º e 10 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VIII.2 Termo de abertura

Deverão ser indicados no termo de abertura:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;

c) o município da sede ou filial;

d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração;

e) o número de ordem do instrumento de escrituração;

f) a quantidade de:

f.1 - folhas, se numeradas apenas no anverso;

f.2 - páginas, se numeradas no anverso e verso;

f.3 - fotogramas, se microfichas; e

f.4 - registros, se livro digital;

g) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ, administrado pela Receita Federal do Brasil.

Fundamentação:art. 9º, I, da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VIII.3 Termo de encerramento

Deverão ser indicados no termo de encerramento:

a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;

b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado;

c) o período a que se refere a escrituração;

d) o número de ordem do instrumento de escrituração;

e) a quantidade de:

e.1 - folhas, se numeradas apenas no anverso;

e.2 - páginas, se numeradas no anverso e verso;

e.3 - fotogramas, se microfichas; e

e.4 - registros, se livro digital;

1 - No caso de escrituração resumida do Diário o termo de encerramento deverá observar, além das disposições acima, relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais. 2 - Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) associado(s).

Fundamentação:art. 9º, II e §§ 1º e 2º da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

VIII.4 Erro ou omissão de dados

Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do termo de abertura e/ou encerramento, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante termo de homologação por esse datado e assinado.

Fundamentação:art. 9º, § 2º, da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

IX. Autenticação

Lavrados os termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

a) antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas;

b) após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.

O empresário e a sociedade empresária poderão fazer autenticar livros não obrigatórios.

Relativamente à autenticação de livros em papel, fichas ou folhas contínuas, fichas avulsas e livros digitais, a Junta Comercial deve observar os seguintes procedimentos, conforme estabelecido naInstrução Normativa DNRC nº 107/08.

A) Autenticação dos livros em papel, fichas ou folhas contínuas e fichas avulsas

Em relação aos livros em papel, fichas ou folhas contínuas e fichas avulsas, por Termo, que conterá declaração expressa da exatidão dos Termos de Abertura e de Encerramento, bem como o número e a data de autenticação, do seguinte modo:

1. nos livros em papel, será aposto na primeira página numerada;

2. nas fichas ou folhas contínuas, será aposto no anverso da primeira dobra de cada bloco;

3. nas fichas avulsas, será aposto na primeira ficha de cada conjunto e todas as demais serão obrigatoriamente autenticadas com o sinete da Junta Comercial e rubrica do autenticador sobre esse;

1 - O autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo. 2 - Com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva com requisitos de segurança, atendidos os procedimentos e requisitos quanto a posição e conteúdo do Termo e identificação dos signatários. 3 - Poderão as Juntas Comerciais, fora de suas sedes, atendidas as conveniências do serviço, delegar competência a outra autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, excepcionados os livros digitais.

B) Autenticação dos livros digitais

Em relação aos livros digitais, por Termo, constante de arquivo eletrônico, que conterá:

1. identificação: Termo de Autenticação;

2. declaração: Declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido.

3. identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;

4. identificação da escrituração, composta por sigla da unidade da federação, nome empresarial, NIRE, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;

5. informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;

6. assinatura dos administradores e do contabilista;

7. número de autenticação;

8. número da versão do Termo de Autenticação;

9. data da autenticação;

10. localidade

11. número e a data de autenticação;

12 hash do Termo de Autenticação e assinatura digital do autenticador.

O Termo de Autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil).

1 - A autenticação dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados. 2 - Poderão as Juntas Comerciais, fora de suas sedes, atendidas as conveniências do serviço, delegar competência a outra autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, excepcionados os livros digitais.  3 - Para mais esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comérciohttps://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf, e Perguntas e Respostas RFB (https://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm).

Fundamentação:arts. 12, 14,28 e 29 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

IX.1 Dispensa

É dispensado da autenticação pela Junta Comercial o pequeno empresário dispensado da manutenção de escrituração e de levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico de acordo com otópico Ideste Roteiro.

Fundamentação:art. 12, § 2º, da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

IX.2 Requisitos para a autenticação

A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:

a) esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresária;

b) os requisitos mencionados, em cada caso, sejam atendidos;

c) seja observada a sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração;

d) relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares:

d.1) estejam todos presentes no ato da autenticação;

d.2) no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com certificado digital em conformidade com as regras da ICP-Brasil, de segurança mínima tipo A3, e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme LBCD.

A autenticação do instrumento independe da apresentação física à Junta Comercial de outro(s) anteriormente autenticado(s).

Exemplo prático: Já foram autenticados livros em papel relativos a parte de 2010. Desta forma, não é possível o envio da Escrituração Contábil Digital de 2010, pois não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período. Além disso, a RECOMPOSIÇÃO da escrituração só é admitida nos casos de extravio, destruição ou deterioração.

Fundamentação:art. 15 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

X. Controle dos instrumentos de escrituração autenticados

Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, através de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:

a) nome empresarial;

b) número de Identificação do Registro de Empresa - NIRE;

c) número de ordem;

d) finalidade;

e) período a que se refere a escrituração;

f) data e número de autenticação do instrumento de escrituração mercantil;

g) número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro quando esse for assinado por pessoa com uma das funções constantes da tabela dotópico VIII.1, excluído o representante legal da empresa ou sociedade e o contabilista;

h) em relação ao livro papel e ao livro em microficha, adicionalmente ao disposto nos itens anteriores;

h.1) número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso;

h.2) as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos.

i) em relação ao livro digital, adicionalmente ao disposto nos itens "a" a "g":

i.1) quantidade de registros;

i.2) Termo de Autenticação.

Fundamentação:art. 27 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI. Livro digital

A geração do livro digital deverá observar quanto à:

a) escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD, aprovado pelaInstrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007;

b) incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado, gratuitamente, no sítio da RFB/Sped na Internet (https://www1.receita.fazenda.gov.br/Sped), para download pelos interessados.

Fundamentação:art. 16 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI.1 Programa Validador e Assinador - PVA

O PVA possibilitará a execução das funções abaixo, dentre outras, em relação ao livro digital:

a) validação da escrituração;

b) visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel;

c) geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial;

d) assinatura digital do livro e do requerimento pertinente;

e) transmissão para o Sped;

f) consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento;

g) download do Termo de Autenticação do livro.

Fundamentação:art. 17 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI.2 Envio ao Sped

O livro digital será enviado pelo empresário ou sociedade empresária ao Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele Serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial.

O requerimento mencionado conterá o número da guia de recolhimento, consoante sistemática adotada pela Junta Comercial, que disponibilizará informação a respeito, quando necessário.

O livro digital, mediante solicitação do autenticador ao Sped, será disponibilizado para ser visualizado, por tempo suficiente para esse procedimento, sendo vedado o acesso à visualização após a sua autenticação;

O pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado;

O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os Termos de Abertura e de Encerramento do livro digital, respectivo Requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado Órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele Serviço.

Para detalhamento sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD) consulte oRoteiro Federal 2008/3525

Fundamentação:arts. 18 e 19 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI.3 Autenticação dos livros digitais

A autenticação dos livros digitais será efetuada pelas Juntas Comerciais com utilização de software disponibilizado pelo DNRC, o qual deve ser integrado por aqueles órgãos aos seus sistemas informatizados de apoio ao processo operacional.

No caso das Juntas Comerciais que utilizam sistema informatizado de apoio ao processo operacional fornecido pelo DNRC, a integração será efetuada pelo Departamento.

Em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento pelo empresário ou sociedade empresária;

Uma vez autenticado o livro digital, a Junta Comercial enviará o Termo de Autenticação para o Sped e o empresário ou a sociedade empresária promoverá o seu download, com utilização do PVA.

Na ocorrência de situação que impossibilite a autenticação de livro digital com o software a ser fornecido pelo DNRC, a Junta Comercial utilizará funcionalidade de contingência disponibilizada no Sped.

A Junta Comercial efetuará download integral do livro digital para análise no seu ambiente e execução dos procedimentos de deferimento e emissão do Termo de Autenticação ou de notificação do requerente quanto a exigências ou de indeferimento.

Após a análise e execução dos procedimentos mencionados no parágrafo anterior, o funcionário autenticador promoverá a eliminação do arquivo do livro correspondente.

A Junta Comercial implementará os procedimentos de segurança necessários para a preservação da confidencialidade do conteúdo do livro, enquanto não procedida a sua eliminação.

O resultado do processo com utilização da função de contingência deverá ser incorporado ao sistema informatizado de apoio ao processo operacional da Junta Comercial, observadas as disposições destaInstrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

Fundamentação:arts. 20 e 21 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI.4 Validade do livro digital

A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo Termo de Autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos.

Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.

Fundamentação:art. 22 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XI.5 Adaptação dos procedimentos pelas Juntas Comerciais

As Juntas Comerciais deveriam adaptar seus procedimentos, às disposições daInstrução Normativa DNRC nº 107/08, relativamente à autenticação de livros digitais com utilização da funcionalidade de contingência até 30 de setembro de 2008 e com a utilização do aplicativo disponibilizado pelo DNRC até 31 de dezembro de 2008.

Fundamentação:art. 32 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XII. Prazos

XII.1 Prazo para autenticação

Os instrumentos de escrituração deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

a) antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas;

b) após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.

Para fins de apuração do lucro real, poderá ser aceita, pelos órgãos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, a escrituração do livro "Diário" autenticado em data posterior ao movimento das operações nele lançadas, desde que o registro e a autenticação tenham sido promovidos até a data prevista para a entrega tempestiva da DIPJ do correspondente exercício financeiro. Em regra, a DIPJ deve ser entregue até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente àquele das informações nela contidas.

O mesmo prazo é aplicável para o envio ao Sped do arquivo digital que contém a Escrituração Contábil Digital - ECD.

Fundamentação:art. 12 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008;art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19.11.2007;Instrução Normativa SRF nº 16, de 01.03.84.

XII.2 Prazo para retirada dos instrumentos

Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais, autenticados na forma desta Instrução, não retirados no prazo de 30 (trinta) dias, contados da autenticação, poderão ser eliminados, após publicação de Edital no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial da União, no caso da Junta Comercial do Distrito Federal, que conterá nome empresarial, NIRE, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração.

Da eliminação será lavrado Termo de Eliminação de Livro Mercantil, que deverá conter o fundamento legal para a eliminação do livro, a citação do Edital e dos dados de identificação do livro nele contidos, bem como a menção ao Diário Oficial, data e número da página em que foi publicado, o qual será datado e assinado pelo Secretário-Geral e pelo responsável pelo setor de autenticação de livros.

Fundamentação:art. 30 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XII.3 Prazo para cumprimento das exigências formuladas pela Junta Comercial

Os instrumentos de escrituração dos empresários e sociedades empresárias apresentados para autenticação pela Junta Comercial serão objeto de exame do cumprimento das formalidades legais.

As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até 30 (trinta) dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado.

O instrumento de escrituração objeto de exigência, no caso do livro em papel, será devolvido completo ao interessado, para efeito de retificação ou apresentação de novo livro.

Devolvido o livro retificado ou apresentado novo livro após o prazo mencionado, o instrumento de escrituração será considerado novo pedido, sujeito a novo pagamento dos serviços correspondentes.

Fundamentação:art. 13 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XIII. Escrituração descentralizada

No caso de escrituração descentralizada, o empresário ou a sociedade empresária que possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

Os termos de abertura e de encerramento deverão atender os requisitos dispostos notópico VIII, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.

Fundamentação:art. 25 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XIV. Extravio, deterioração ou destruição

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de 48 horas à Junta Comercial de sua jurisdição.

Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o termo de autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento dos procedimentos tratados neste tópico.

No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

Fundamentação:art. 26 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008.

XV. Guarda e conservação

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Fundamentação:art. 31 da Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008eart. 1.194 da Lei 10.406/2002.

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