Publicado em nosso site 08/06/2012

IRPJ/CSLL - Escrituração de livros comerciais e fiscais - Roteiro de Procedimentos

Roteiro - Federal - 2012/4302

Sumário

Introdução

I -Obrigatoriedade

II -Abrangência

II.1 -Contabilidade não centralizada

II.2 -Pessoas jurídicas com sede no exterior

II.3 -Sociedades em Conta de Participação - SCP

III -Regras básicas

IV -Formas de escrituração

IV.1 -Escrituração Contábil Digital - ECD

V -Livros comerciais

V.1 -Livro Diário

V.1.1 -Escrituração resumida (Livros auxiliares)

V.2 -Livro Razão

V.3 -Livros Caixa e Conta-Correntes

V.4 -Livro Registro de Duplicatas

VI -Livros fiscais

VII -Adoção de códigos ou abreviaturas

VIII -Demonstrações financeiras

VIII.1 -Transcrição no Livro Diário

VIII.2 -Contribuintes usuários de fichas

VIII.3 -Demonstrações financeiras das filiais, sucursais, controladas ou coligadas no exterior

IX -Processamento eletrônico de dados

IX.1 -Arquivos magnéticos

IX.1.1 -Penalidades

IX.2 -Documentação técnica

X -Autenticação

X.1 -Prazo

X.2 -Dispensa

XI -Conservação de livros e comprovantes

XI.1 -Extravio, deterioração ou destruição

XI.2 -Microfilmagem de livros ou fichas

XII -Responsáveis pela escrituração

XIII -Exame dos livros

XIV -Prova a favor do contribuinte

XV -Falsificação da escrituração

XVI -Arbitramento do lucro

Introdução

A escrituração comercial foi assim denominada porque originava de obrigações instituídas pelo Código Comercial, atualmente disciplinadas noCódigo Civil. A manutenção dessa "escrituração comercial", realizada com base em princípios e técnicas contábeis, é obrigatória a todos os empresários e sociedades empresárias, com exceção do "pequeno empresário", na forma definida no "Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte".

Por ser indispensável na apuração do lucro líquido da empresa, e consequentemente do lucro tributável (Lucro Real), a legislação fiscal também passou a tratar da escrituração desses livros, bem assim de outros, que denominou de "livros fiscais", por não estarem previstos na legislação comercial e por terem caráter eminentemente fiscal.

Neste Roteiro são analisados os detalhes da escrituração dos livros comerciais e fiscais previstos na legislação do Imposto de Renda.

Além das regras analisadas no presente Roteiro, também se faz necessária a análise das disposições constantes da legislação comercial e contábil sobre o assunto.

I - Obrigatoriedade

Não obstante a obrigatoriedade prevista na legislação comercial, o Imposto de Renda obriga somente as pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real a manterem a escrituração dos livros comerciais e fiscais ora analisados.

Dessa forma, as regras que serão detalhadas nos tópicos a seguir se referem somente aos contribuintes do Lucro Real, em que pese os demais (Lucro Presumido e Simples Nacional) também estarem obrigados à escrituração desses livros em face da legislação comercial.

Fundamentação:art. 251, "caput", do RIR/99;art. 1.179 do Código Civil, daart. 68 da Lei Complementar nº 123/2006.

II - Abrangência

A escrituração deverá abranger todas as operações do contribuinte, os resultados apurados em suas atividades no território nacional, bem como os lucros, rendimentos e ganhos de capital auferidos no exterior.

Fundamentação legal:art. 251 do RIR/99.

II.1 - Contabilidade não centralizada

A legislação faculta às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências a manter contabilidade não centralizada, devendo incorporar ao final de cada mês, na escrituração da matriz, os resultados de cada uma delas.

A critério do contribuinte, portanto, a contabilidade:

a) poderá ser centralizada, abrangendo as operações da matriz e de suas filiais;

b) descentralizada por estabelecimento, devendo, neste caso, serem incorporados os resultados de cada um à escrituração da matriz.

Fundamentação:art. 252 do RIR/99.

II.2 - Pessoas Jurídicas com Sede no Exterior

Conforme prevê a legislação do Imposto de Renda, consideram-se pessoas jurídicas as filiais, sucursais, agências ou representações no País das pessoas jurídicas com sede no exterior. Logo, as disposições analisadas neste Roteiro também se aplicam a esses contribuintes.

Fundamentação:arts. 147, II e253 do RIR/99.

II.3 - Sociedades em Conta de Participação - SCP

A escrituração das operações de sociedade em conta de participação poderá, à opção do sócio ostensivo, ser efetuada nos livros deste ou em livros próprios da SCP, observando-se o seguinte:

a) quando forem utilizados os livros do sócio ostensivo, os registros contábeis deverão ser feitos de forma a evidenciar os lançamentos referentes à SCP;

b) os resultados e o lucro real correspondentes à SCP deverão ser apurados e demonstrados destacadamente dos resultados e do lucro real do sócio ostensivo, ainda que a escrituração seja feita nos mesmos livros;

c) nos documentos relacionados com a atividade da SCP, o sócio ostensivo deverá fazer constar indicação de modo a permitir identificar sua vinculação com a referida sociedade.

Fundamentação:art. 254 do RIR/99.

III - Regras básicas

A legislação fiscal determina que a escrituração deverá ser completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individuação e clareza, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens. Os erros cometidos na escrituração deverão ser corrigidos por meio de lançamento de estorno, transferência ou complementação.

Constata-se que a legislação fiscal é tímida em relação aos detalhes que deverão ser observados quanto à técnica contábil, dispondo que a forma de escriturar suas operações é de livre escolha do contribuinte, dentro dos princípios técnicos ditados pela contabilidade. A orientação da Receita Federal é no sentido de que a relevância da escrituração para o órgão fiscalizador restringe-se a aspectos de forma, como a idoneidade, veracidade e tempestividade dos registros, e não quanto à técnica contábil empregada.

Reafirmando essa disposição, a legislação ainda traz que os registros contábeis que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do Lucro Real, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou forem diferentes dos lançamentos dessa escrituração, serão feitos no LALUR ou em livros auxiliares.

Sobre o LALUR, veja otópico VI.

Fundamentação:arts. 269 a 271 do RIR/99;Parecer Normativo CST nº 347/70.

IV - Formas de escrituração

O contribuinte poderá adotar uma das seguintes formas de escrituração para registrar suas operações:

a) Livro tradicional: composto por folhas numeradas seguidamente, previamente encadernadas em forma de livro, destinado à escrituração:

- manual (lançamentos escriturados direta e manualmente em suas folhas);

- por reprodução dos originais dos lançamentos efetuados por meio de máquinas apropriadas, em tinta copiativa (sistema de contabilidade mecanizada ou maquinizada e por decalque).

b) Fichas: a expressão "fichas" compreende formulários contínuos, folhas soltas ou cartões utilizados para reprodução dos originais dos lançamentos efetuados por meio de máquinas apropriadas, em tinta copiativa (sistema de contabilidade mecanizada ou maquinizada e por decalque);

c) Processamento eletrônico de dados: escrituração por meio de programa de computador, que deverá ser impressa após o seu processamento, devendo ser encadernada em forma de livro;

d) Escrituração Contábil Digital - ECD: escrituração por meio de programa de computador, de existência apenas digital, integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

Atualmente, a forma mais adotada, não obstante todas serem admitidas, é aquela por processamento eletrônico de dados, que além de mais ágil, evita os problemas que eram corriqueiros nos processos anteriores (livro tradicional ou fichas). Em futuro breve, todavia, a Escrituração Contábil Digital certamente virá a ser a forma mais utilizada, em face de suas vantagens, como a dispensa da impressão dos registros em papel.

Veja detalhes sobre a escrituração por processamento eletrônico de dados notópico IX.

IV.1 - Escrituração Contábil Digital - ECD

A Escrituração Contábil Digital - ECD, instituída pelaInstrução Normativa RFB nº 787, de 19.11.2007, é obrigatória:

a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2008, para as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos daPortaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real;

b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2009, para as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

1. A adoção da ECD é exclusiva para sociedades empresárias. Não há previsão de sua adoção em relação às sociedades simples. 2. A obrigatoriedade de entrega da ECD, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano calendário anterior ao do evento.

A Escrituração Contábil Digital, conforme mencionado no tópico anterior, e comprovado pelaInstrução Normativa DNRC nº 107/2008, é uma das formas de escrituração contábil do contribuinte, não devendo coexistir, em relação a um mesmo período, mais de uma forma de escrituração.

Detalhes sobre esta sistemática de escrituração estão detalhadas noRoteiro - Federal - 2008/3525.

Fundamentação:IN RFB nº 787/2008;art. 2º da IN DNRC nº 107/2008;art. 1º da IN RFB nº 1.139/2011.

V - Livros Comerciais

A pessoa jurídica é obrigada a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério. A legislação fiscal obriga o contribuinte a manter os seguintes livros comerciais:

a) Livro Diário;

b) Livro Razão;

c) Livros Caixa e Conta-Correntes;

d) Livro Registro de Duplicatas.

Fundamentação:art. 257 do RIR/99.

V.1 - Livro Diário

É obrigatório o uso de Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica.

A pessoa jurídica que empregar escrituração mecanizada poderá substituir o Diário por fichas seguidamente numeradas, mecânica ou tipograficamente.

A expressão "fichas" compreende formulários contínuos, folhas soltas ou cartões.

Na hipótese de adoção da sistemática de escrituração por processamento eletrônico de dados, basta o contribuinte fazer os devidos registros durante o exercício, por meio de seu sistema de contabilidade, e, ao final, imprimir e encardenar essas informações na forma de livro.

Fundamentação:art. 258, "caput" e § 3º, do RIR/99; item 5.2 doParecer Normativo CST nº 11/1985.

V.1.1 - Escrituração resumida (Livros auxiliares)

A escrituração no Livro Diário poderá ser feita de forma resumida, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.

Na hipótese de adoção de escrituração resumida, no transporte dos totais mensais dos livros auxiliares, para o Diário, deve ser feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados e autenticados.

Fundamentação:art. 258, §§ 1º e 2º, do RIR/99.

V.2 - Livro Razão

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real também deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário.

A escrituração do Livro Razão ou das fichas deverá ser individualizada, obedecendo à ordem cronológica das operações.

Fundamentação:art. 259 do RIR/99.

V.3 - Livros Caixa e Conta-Correntes

Estes livros também podem ser escriturados por fichas e deverão ser registrados e autenticados, salvo quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados.

Se as operações registradas nos livros Caixa e Contas-Correntes, portanto, forem transcritas minuciosamente no Livro Diário, serão dispensados de registro e autenticação. Verifica-se que esses livros podem constituir exemplos de livros auxiliares, mencionados nosubtópico V.1.1.

Fundamentação:art. 258, § 5º, do RIR/99.

V.4 - Livro Registro de Duplicatas

A empresa que realiza venda a prazo por meio de duplicatas está obrigada, por força da legislação comercial, a manter o Livro Registro de Duplicatas, onde serão escrituradas, cronologicamente, todas as duplicatas emitidas, com o número de ordem, data e valor das faturas originárias e data de sua expedição; nome e domicílio do comprador; anotações das reformas; prorrogações e outras circunstâncias necessárias.

Para os efeitos do Imposto de Renda, excetuados os casos de sua utilização para fins de escrituração resumida do livro Diário (livro auxiliar), constitui um livro facultativo. Caso seja utilizado como livro auxiliar, deverá ter a sua devida autenticação no órgão competente.

Fundamentação:art. 19 da Lei nº 5.474/68;Parecer Normativo CST nº 127/75

VI - Livros fiscais

Além dos livros comerciais mencionados anteriormente, a pessoa jurídica deverá possuir ainda os seguintes livros fiscais:

a) Livro Registro de Inventário, no qual deverão ser arrolados, com especificações que facilitem sua identificação, as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim da cada período de apuração;

Detalhes sobre o Livro Registro de Inventário constam do Roteiro Federal "Livro registro de inventário - Escrituração - Roteiro de Procedimentos".

b) Livro Registro de Entradas (compras), que tem, como principal característica, a necessidade de ser escriturado em condições de se poder identificar, pelos seus registros, os fornecedores e respectivos documentos de compra.

c) Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR, no qual a pessoa jurídica deverá:

c.1) lançar os ajustes do lucro líquido do período de apuração;

c.2) transcrever a demonstração do lucro real;

c.3) manter os registros de controle de prejuízos fiscais a compensar em períodos de apuração subsequentes, do lucro inflacionário a realizar, da depreciação acelerada incentivada, da exaustão mineral, com base na receita bruta, bem como dos demais valores que devam influenciar a determinação do lucro real de períodos de apuração futuros e não constem da escrituração comercial;

c.4) manter os registros de controle dos valores excedentes a serem utilizados no cálculo das deduções nos períodos de apuração subsequentes, dos dispêndios com programa de alimentação ao trabalhador, vale-transporte e outros previstos na legislação do Imposto de Renda.

Por meio daIN RFB nº 989 de 2009, alterada pelaIN RFB nº 1.249 de 2012, tornou-se obrigatório o e-LALUR referente à apuração do Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), para as pessoas jurídicas sujeitas à apuração do Imposto sobre a Renda pelo Regime do Lucro Real, em relação aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013.

1. A referida norma dispensou a manutenção do LALUR a partir de 1º de janeiro de 2013, para as pessoas jurídica obrigadas ao e-LALUR. 2. A pessoa jurídica poderá utilizar o LALUR ou livro específico para demonstração da apuração da CSLL (Art. 42 da Instrução Normativa SRF nº 390/2004). 3. Para saber mais sobre o LALUR, consulte o Roteiro Federal "LALUR - Livro de Apuração do Lucro Real - Roteiro de Procedimentos".

d) Livro de Registro Permanente de Estoque, para as pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda;

e) Livro de Movimentação de Combustíveis, a ser escriturado diariamente pelo posto revendedor.

Em relação aos livros a que se referem os itens "a", "b" e "d", as pessoas jurídicas poderão criar modelos próprios que satisfaçam as necessidades de seu negócio, ou utilizar os livros porventura exigidos por outras leis fiscais (legislação do ICMS, por exemplo), ou, ainda, substituí-los por séries de fichas numeradas.

A Escrituração Contábil Digital - ECD não compreende a escrituração dos livros fiscais descritos neste tópico.

Fundamentação:arts. 260 a 262 do RIR/99.

VII - Adoção de códigos ou abreviaturas

É permitida a adoção na escrituração contábil de códigos de números ou de abreviaturas. Para tanto, a descrição dos mesmos devem constar em livro próprio, revestido das formalidades legais ou, alternativamente, no:

a) próprio livro Diário, que deverá conter necessariamente no encerramento de cada período-base a transcrição das demonstrações financeiras;

b) mesmo livro específico que for adotado para inscrição das demonstrações financeiras, no caso das empresas que utilizam o sistema de escrituração mecanizada ou sistema de processamento eletrônico de dados, com emprego de fichas soltas ou formulários contínuos, que não incluam, como fecho do conjunto, as demonstrações financeiras;

c) próprio conjunto das fichas ou formulários contínuos, no caso das empresas com sistema de escrituração mecanizada ou através de processamento eletrônico de dados, cujo conjunto de fichas ou formulários contínuos contenham inscritas as demonstrações financeiras;

d) livro utilizado para registro do plano de contas e/ou históricos codificados, desde que revestido das formalidades legais.

Fundamentação:art. 269,§ 1º, do RIR/99;Parecer Normativo CST nº 11/1985.

VIII - Demonstrações financeiras

Ao fim de cada período de apuração do Imposto de Renda, o contribuinte deverá apurar o lucro líquido mediante a elaboração das seguintes demonstrações financeiras, com observância das disposições da lei comercial:

a) Balanço Patrimonial;

b) Demonstração do Resultado do Exercício - DRE;

c) Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados - DLPA.

Fundamentação:art. 274 do RIR/99.

VIII.1 - Transcrição no Livro Diário

As mencionadas demonstrações financeiras deverão ser transcritas no livro Diário.

Também deverão ser transcritos nesse livro os balanços ou balancetes mensais levantados com a finalidade de suspender ou reduzir o pagamento do Imposto de Renda ou da Contribuição Social devidos em cada mês.

Os contribuintes que adotarem a ECD e, ainda, a Escrituração Fiscal Digital, estarão eximidos da obrigatoriedade de transcrever mensalmente os balanços ou balancetes de suspensão ou redução (Art. 6º, III, da IN RFB nº 787/2007).

Fundamentação:arts. 230, § 1º, I, e274, § 2º, do RIR/99;Instrução Normativa SRF nº 77/1986.

VIII.2 - Contribuintes usuários de fichas

No caso de substituição do Livro Diário por fichas, a pessoa jurídica deverá adotar livro próprio para inscrição do balanço e demais demonstrações financeiras, o qual será autenticado no órgão de registro competente.

A adoção de livro próprio será dispensada se, após a escrituração forem inscritas as mencionadas demonstrações financeiras nas próprias fichas, devidamente submetidas à autenticação no órgão de registro competente. Também serão desobrigados da adoção do livro próprio os contribuintes cuja escrituração utilize o sistema de processamento eletrônico de dados, desde que as demonstrações financeiras figurem nos próprios formulários contínuos e, após a escrituração, sejam encadernados em forma de livro, o qual também deverá ser submetido à autenticação no órgão de registro competente.

Fundamentação:art. 258, § 6º, do RIR/99; item 6 doParecer Normativo CST nº 11/85.

VIII.3 - Demonstrações financeiras das filiais, sucursais, controladas ou coligadas no exterior

As filiais, sucursais, controladas e coligadas, no exterior, de pessoas jurídicas domiciliadas no Brasil, deverão elaborar as demonstrações financeiras segundo as normas da legislação comercial do país de seu domicílio. Será necessário, neste caso, observar as seguintes regras:

a) nos casos de inexistência de normas expressas que regulem a elaboração de demonstrações financeiras no país de domicílio da filial, sucursal, controlada ou coligada, estas deverão ser elaboradas com observância dos princípios contábeis geralmente aceitos, segundo as normas da legislação brasileira;

b) as contas e subcontas constantes das demonstrações financeiras elaboradas pela filial, sucursal, controlada ou coligada, no exterior, depois de traduzidas em idioma nacional e convertidos os seus valores em Reais, deverão ser classificadas segundo as normas da legislação comercial brasileira, nas demonstrações financeiras elaboradas para serem utilizadas na determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL;

c) a conversão em Reais dos valores das demonstrações financeiras elaboradas pelas filiais, sucursais, controladas ou coligadas, no exterior, será efetuada tomando-se por base a taxa de câmbio para venda, fixada pelo Banco Central do Brasil, da moeda do país onde estiver domiciliada a filial, sucursal, controlada ou coligada, na data do encerramento do período de apuração relativo a demonstrações financeiras em que tenham sido apurados os lucros dessa filial, sucursal, controlada ou coligada;

d) caso a moeda do país de domicílio da filial, sucursal, controlada ou coligada não tenha cotação no Brasil, os valores serão primeiramente convertidos em Dólares dos Estados Unidos da América e depois em Reais;

e) as demonstrações financeiras levantadas pelas filiais, sucursais, controladas ou coligadas, no exterior, que embasarem as demonstrações financeiras em Reais, no Brasil, deverão ser mantidas em boa guarda, à disposição da Receita Federal, até o transcurso do prazo de decadência do direito da Fazenda Nacional de constituir crédito tributário com base nessas demonstrações;

f) as demonstrações financeiras em Reais das filiais, sucursais, controladas ou coligadas, no exterior, deverão ser transcritas ou copiadas no livro Diário da pessoa jurídica no Brasil;

g) as participações em filiais, sucursais, controladas ou coligadas e as aplicações em títulos e valores mobiliários no exterior devem ser escrituradas separada e discriminadamente na contabilidade da pessoa jurídica no Brasil, de forma a permitir a correta identificação desses valores e as operações realizadas.

Fundamentação:art. 6º da Instrução Normativa SRF nº 213/2002.

IX - Processamento Eletrônico de Dados

A legislação fiscal e comercial permite a escrituração dos livros ora analisados por sistema de processamento eletrônico de dados, ou seja, por meio de programas de computador. Nesta modalidade, os livros deverão ser impressos após o processamento, em folhas contínuas e numeradas, devendo ser destacadas e encadernadas em forma de livro. Estes livros também deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação, quando exigível.

Esta modalidade, mais usual atualmente, não se confunde com a Escrituração Contábil Digital - ECD. A escrituração por processamento de dados é opcional, em substituição à utilização dos livros ou fichas em papel, devendo ser impressa após seu processamento. A ECD, por sua vez, é de utilização obrigatória para determinados contribuintes, e de existência apenas digital.

Fundamentação:art. 255 do RIR/99, item 5.1 doParecer Normativo CST nº 11/1985.

IX.1 - Arquivos magnéticos

Desde 28.07.2001, todas as pessoas jurídicas que utilizam sistemas de processamento eletrônico de dados para escriturar livros e elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, estão obrigadas a manter à disposição da Secretaria da Receita Federal do Brasil, os respectivos arquivos e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária.

Até 27.07.2001, a obrigatoriedade somente alcançava as pessoas jurídicas que utilizassem sistema de processamento eletrônico de dados e cujo patrimônio líquido, de acordo com o balanço encerrado em relação ao período-base imediatamente anterior, fosse superior a R$ 1.633.072,44 (um milhão, seiscentos e trinta e três mil, setenta e dois reais e quarenta e quatro centavos).

Destaca-se que a presente norma, a princípio, obriga apenas o contribuinte a manter os arquivos e sistemas sob guarda. O envio ao fisco dos arquivos ocorrerá somente quando houver intimação nesse sentido. Neste caso, o arquivo deverá ser apresentado no prazo de 20 dias, por meio do programa SINCO, disponível na página da RFB (www.receita.fazenda.gov.br)

A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser recebidos em forma diferente da estabelecida neste subtópico.

Fundamentação:art. 11 da Lei nº 8.218/1991;Instrução Normativa SRF nº 86/2001;ADE COFIS nº 15/2001.

IX.1.1 - Penalidades

Com base nas disposições dosarts. 12 da Lei nº 8.218/91, com redação dada peloart. 62 da Lei nº 8.383/91, eart. 72 da Medida Provisória nº 2.158-34/2001, tendo sua última reedição onº 2.158-35 de 24.08.2001, é possível montar a seguinte tabela das penalidades aplicáveis pelo fisco, quando verificadas infrações às normas referentes à apresentação dos arquivos magnéticos:

a) QUANTO AO PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

A partir de 28.07.2001, a multa fica limitada a um por cento da receita bruta da pessoa jurídica no período

b) QUANTO À FORMA DE APRESENTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

O período compreende o ano calendário em que as operações foram realizadas.

c) QUANTO AO CONTEÚDO DAS INFORMAÇÕES APRESENTADAS

A partir de 28.07.2001, a multa fica limitada a um por cento da receita bruta da pessoa jurídica no período.

d) QUANTO A NÃO APRESENTAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

Essa penalidade somente se aplica a partir de 1º de janeiro de 1998, por força do art. 70 da Lei nº 9.532/97, não havendo mais possibilidade de arbitramento do lucro pela não apresentação dos arquivos magnéticos.

Fonte:Regulamento do imposto de renda 1999anotado e comentado: atualizado até 30 de Abril de 2010. Editora FISCOSoft.

IX.2 - Documentação Técnica

O sujeito passivo usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada.

Fundamentação:art. 267 do RIR/99.

X - Autenticação

Para se revestir de validade, a legislação fiscal prevê que os livros ora analisados deverão conter termos de abertura e encerramento, e ser submetidos à autenticação:

a) na Junta Comercial, no caso de sociedade empresária;

b) no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos onde se acharem registrados seus atos constitutivos, no caso de sociedade simples.

A autenticação realizada por outros órgãos em relação aos livros exigidos por outras leis fiscais, na forma dotópico VI, não dispensa a autenticação na forma deste tópico. Dessa forma, em relação a esses livros, poderá haver uma "dupla autenticação".

A Instrução Normativa DNRC nº 107/2008disciplina os procedimentos para autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais.

Fundamentação:arts. 258, § 4º, e 260, §§ 1º e 2º, do RIR/99.

X.1 - Prazo

Os livros podem ser autenticados antes ou depois de serem escriturados. Para fins do Imposto de Renda, é aceita a escrituração do livro que tenha sido autenticado em data posterior ao movimento das operações nele lançadas, desde que o registro e a autenticação tenham sido promovidos até a data prevista para a entrega tempestiva da (DIPJ) do correspondente ano-calendário, ou seja, até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente aos eventos escriturados.

Exemplo prático: Os livros de pessoa jurídica "A" referente ao ano calendário de 2010, devem ser autenticados até o último dia útil do mês de junho de 2011, ou seja, a data da entrega tempestiva da DIPJ.

Essa orientação alcança, também, o conjunto de fichas ou folhas soltas ou de formulários impressos eletronicamente, os livros para registro de códigos e abreviaturas adotados na escrituração e os livros auxiliares adotados para efeito de individualização de operações lançadas englobadamente no Livro Diário.

Destaca-se que a legislação comercial também prevê que a autenticação poderá ser realizada antes ou depois da escrituração. Ao contrário da legislação fiscal, no entanto, não prevê o prazo máximo para essa autenticação (art. 12 da IN DNRC nº 102/2006).

A Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23.05.2008, dispõe atualmente sobre os procedimentos para validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais. Em seu artigo 34 revoga a Instrução Normativa DNRC nº 102, de 25.04.2007. Acredita-se que o objetivo foi revogar aInstrução Normativa nº 102, de 25.04.2006, haja vista a inexistência do ato normativo que menciona.

Exemplo prático: Pessoa jurídica "A" obrigada a entrega da ECD, enviou o arquivo digital referente ao ano calendário de 2010, que contém o Livro Diário (digital) no prazo previsto pelaIN RFB nº 787/2007. Assim, não deve imprimir e autenticar novamente na Junta Comercial o Livro Diário em papel, pois não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período.

Fundamentação:Parecer Normativo CST nº 11/1985;Instrução Normativa SRF nº 16/1984.

X.2 - Dispensa

É dispensada a autenticação dos seguintes livros:

a) Livro Razão;

b) Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR;

c) Livro para registro permanente de estoque;

d) Livro de Movimentação de Combustíveis.

Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também poderão ser escriturados em fichas, terão dispensada sua autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados. Do contrário, os livros auxiliares também deverão ser autenticados.

Fundamentação:arts. 258, §§ 4º e 6º, e 260, § 2º, do RIR/99.

XI - Conservação de livros e comprovantes

A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

Destaca-se que a regra do parágrafo anterior não representa uma "nova regra de decadência", como à primeira vista aparenta. A compensação de prejuízo fiscal é um bom exemplo para ilustrar a sua aplicação. Deveras, a compensação de prejuízo fiscal, com a atual limitação de 30% do lucro real ajustado, pode levar, por exemplo, mais de 10 anos para esgotar o saldo do prejuízo apurado num exercício.

Se essa compensação findar-se no décimo ano, a empresa deve fazer a comprovação da existência desse prejuízo no momento de sua compensação (décimo ano), apresentando a documentação de 10 anos atrás para comprovar a geração pretérita do prejuízo. Contando do décimo ano (ano em se operou a compensação), o Fisco tem 5 anos para fiscalizar esse fato, agindo portanto no período ainda não atingido pela decadência. Se não for comprovada a existência do prejuízo compensado, haverá a glosa dessa compensação. Todavia, o resultado do período-base em que se originou o prejuízo (10 anos atrás) não pode ser atingido pela fiscalização, pois está protegido pela decadência.

Fundamentação:art. 264, "caput" e § 3º, do RIR/99.

XI.1 - Extravio, deterioração ou destruição

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal do Brasil de sua jurisdição.

A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observada essa regra.

Fundamentação:art. 264, §§ 1º e 2º, do RIR/99.

XI.2 - Microfilmagem de livros ou fichas

O contribuinte pode adotar como instrumento de escrituração do Diário o sistema de microfichas de saída direta do computador (COM) previsto pela legislação comercial, contudo, a utilização do sistema de microfilmagem não desobriga a guarda e conservação dos documentos comprovantes dos lançamentos nele efetuados durante o prazo analisado notópico XI.

Fundamentação: item 9 doParecer Normativo CST nº 11/1985;Instrução Normativa DNRC nº 65/1997.

XII - Responsáveis pela escrituração

A escrituração deverá ficar sob a responsabilidade de profissional qualificado, ou seja, de contabilista, exceto nas localidades em que não haja profissional habilitado, quando, então, ficará a cargo do próprio contribuinte ou de pessoa pelo mesmo designada.

A designação de pessoa não habilitada profissionalmente não eximirá o contribuinte da responsabilidade pela escrituração.

Desde que legalmente habilitado para o exercício profissional, o titular da empresa individual, o sócio, acionista ou diretor da sociedade pode assinar as demonstrações financeiras da empresa e assumir a responsabilidade pela escrituração.

Fundamentação:art. 268 do RIR/99;art. 1.082 do Código Civil.

XIII - Exame dos livros

Como já mencionado, as regras ora analisadas são obrigatórias pela legislação fiscal somente em relação aos contribuintes optantes pelo Lucro Real, tendo em vista que esses registros são o ponto de partida para cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social nesta modalidade de tributação.

Tendo em vista essa função, a autoridade tributária poderá verificar a apuração do Lucro Real com base no exame dos livros e documentos utilizados na escrituração do contribuinte ou de outros contribuintes, bem assim solicitar informações ou esclarecimentos que julgar necessários.

A autoridade tributária também poderá proceder à fiscalização do contribuinte durante o curso do período-base, ou antes da ocorrência do fato gerador do imposto.

Fundamentação:arts. 276e907, parágrafo único, do RIR/99.

XIV - Prova a favor do contribuinte

A escrituração mantida com observância das disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, segundo sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais.

Estando de acordo com essas regras, cabe à autoridade administrativa a prova da inveracidade dos fatos registrados, salvo nas hipóteses de inversão do ônus da prova previstos por lei.

Fundamentação:arts. 923 a 925 do RIR/99.

XV - Falsificação da escrituração

A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e seus comprovantes, ou de demonstração financeira, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante de imposto devido, ou diferir seu pagamento, submeterá o sujeito passivo a multa, independentemente da ação penal que couber.

A Portaria RFB 665/2008estabelece procedimentos a serem observados na comunicação, ao Ministério Público Federal, de fatos que configurem crimes relacionados com as atividades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

Caso seja verificado pela autoridade tributária, antes do encerramento do período de apuração, que o contribuinte omitiu registro contábil total ou parcial de receita, ou registrou custos ou despesas cuja realização não possa comprovar, ou que tenha praticado qualquer ato tendente a reduzir o imposto correspondente, ele ficará sujeito à multa em valor igual à metade da receita omitida ou da dedução indevida, lançada e exigível ainda que não tenha terminado o período de apuração de incidência do imposto.

Fundamentação:arts. 256e981 do RIR/99.

XVI - Arbitramento do lucro

O contribuinte, obrigado à tributação com base no lucro real, que não mantiver escrituração na forma ora analisada, ou deixar de elaborar as demonstrações financeiras exigidas pela legislação fiscal, terá arbitrado o seu lucro, na forma doartigo 530 e seguintes do RIR/99.

Também será arbitrado o lucro quando a escrituração a que estiver obrigado o contribuinte revelar evidentes indícios de fraudes ou contiver vícios, erros ou deficiências que a tornem imprestável.

Fundamentação:art. 530 do RIR/99.

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